프로젝트 관리자의 8대 실수를 피하는 법

프로젝트 관리자의 8대 실수를 피하는 법

8 common project management mistakes — and how to avoid them

http://www.cio.com/article/2391872/project-management/8-common-project-management-mistakes-and-how-to-avoid-them.html

저자 :Jennifer Lonoff Schiff는 비즈니스 및 기술 분야의 작가이자 CIO.com의 기고가

실제로 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용해도 IT 프로젝트는 계획보다 많은 시간이 소요되거나 예산보다 많은 비용이 소요되는 경우가 많습니다.

여기에서 IT 임원 이나 프로젝트 관리 전문가가 프로젝트 매니저 역할을 하면서 많이 일으키는 공통적인 실수와 이를 피하기 위한 조언을 드립니다.

실수 # 1 : 전체 팀과 만나지 않고 목표를 미리 설정하지 않음

"처음부터 팀 전체가 역할과 책임 및 결과물을 파악하는 것이 중요합니다."라고 애자일 컨설팅 회사인 Nisum의 상무 Shami Ahuja 는 말합니다 . 그렇기 때문에 모든 이해 관계자들과 킥 오프 미팅을 갖는 것이 좋습니다.

[ 팀에 적합한 프로젝트 관리 방법을 선택하는 방법[각주:1] 에 대해 자세히 알아보세요 | CIO 뉴스 레터 에 가입 하여 최신 통찰력을 얻으십시오 . ]

"킥오프 회의는 기대치를 정의하거나 설정하는데 도움이되며 [궁극적으로] 팀을 자립하고 스스로 조직화 합니다. 또한 프로젝트의 높은 수준의 책임 성과 소유권을 부여합니다. "

실수 # 2 : (큰) 프로젝트를 작은 조각으로 분해하지 않음.

"대형 프로젝트를 작고 다루기 쉽게 쪼개면,  불가능한 프로젝트처럼 보이던 것도 각각의 작업을 성공적으로 수행 할 수 있다는 자신감을 갖게 될 것입니다."라고 DOCUdavit의 Sid Soil는 말합니다. 

팀이 압도 당하는 일이 없도록 하려면  "프로젝트의 각 요소를 이해하는 데 시간을 투자하십시오." 그런 다음 "프로젝트를 작은 조각으로 나누고 작은 조각을 가능한 한 작은 조각으로 나누십시오." 그리고 각 작업을 성취하기에 가장 적합한 팀원에게 할당하십시오. 

실수 # 3 : 프로젝트 및 / 또는 작업의 우선 순위 지정 안함

"많은 IT 부서에서는 내부 및 외부 고객 모두를 대상으로 여러 동시 프로젝트를 운영합니다. "라고  data center의 Cortney Thompson 말합니다. 그리고 "너무 많은 시간이 지나면 직원들은 우선 순위가 낮은 프로젝트에 머리를 쓰고 높은 가시성 프로젝트는 미끄러져 나오기 시작합니다."

그렇기 때문에 프로젝트 관리자가 팀 구성원에게 우선 순위를 결정해야 할 작업과 우선 순위가 변경된 사항을 알려주는 것이 중요합니다. "프로젝트 우선 순위를 분명히 전달하면 많은 번거로움과 두통을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다."라고 그는 말합니다.

실수 # 4 : 프로젝트 관리를 잊어 버리는 것도 사람 관리

"너무 많은 프로젝트 관리자가 프로젝트와 관련된 범위, 품질, 비용 및 일정에 초점을 맞추지 못하고 실제 업무를 수행하는 사람들을 잊어 버립니다." Computer Task Group회사의 전략 솔루션 서비스 상무인   Irfan Kapasi는 "팀 구성원을 제대로 관리하지 못하거나 팀원을 미세 조정하면 지연으로 이어지고 품질에 영향을 주어 비용 초과를 초래할 수 있습니다." 라고 합니다.

이 문제를 피하려면 "모든 사람이 프로젝트의 성공에 어떻게 그리고 왜 그들의 역할이 중요한지 이해하고 정기적 인 체크 인 시간을 정하십시오"라고 조언합니다. "여기에는 스폰서, 팀원, 임원, 공급 업체 및 기타 이해 관계자가 포함됩니다. 이렇게 하면 모든 사람들이 프로젝트의 비전을 공유하도록 할 수 있습니다. "

실수 # 5 : 팀 구성원과 정기적으로 소통하지 않음

 "성공적인 프로젝트 수행을 위해서는 끊임없는 의사소통의 중요성을 아무도 반박하지는 않지만 프로젝트가 진행되면 팀원과 만나거나 주요 이해 관계자에게 업데이트를 제공하는 시간을 놓치기 쉽습니다. "시간 기록 애플리케이션 Timesheet Mobile의 사장 인 Bob Drainville은 다음과 같이 말합니다 .

Drainville은 "정기적 인 회의를 위한 적절한 기반을 수립하고 이 회의에 참석할 사람외 관련된 다른 사람들도 일들을 계속 유지하는 데 도움을 줄 것입니다." 드레인빌은 "너무 많은 사람들이 참여하게 되면 모두다 코멘트를 해야한다고 생각하기 때문에 사기를 꺾을수도 있습니다." 그래서  적절한 수의 사람들을 참여 시키는 것이 중요하다는 것을 강조합니다.

실수 # 6 : 변경하는 것을 내버려 둔다 

모바일 애플리케이션 개발 회사 인 Clearbridge Mobile 의 제품 담당 이사 인 코피 세나 야 (Kofi Senaya)는 "범위 관리는 프로젝트 관리에 만연하고 관리하기가 어렵다 . "추가 요청 및 추가 기능은 자원을 압박하고 제품 비전의 초점에 영향을 미칠 수 있습니다. 적절한 제어가 없으면 프로젝트 성공에 심각한 영향을 미칠 수 있습니다. "그러나"프로젝트 관리와 제품 소유권을 통해 범위를 좁힐 수 있습니다. "

"기능을 추가하거나 변경 사항을 고려할 때 몇 가지 질문을 해야 합니다." "새로운 기능 요청이 제품 비전에 부합합니까? 제안 된 변경 사항이 최종 사용자에게 가치를 추가합니까? 그들은 비판적이거나 훌륭합니까? 제품 목표를 명확하게 정의하고 성공 요인을 파악하면 목표에 부합하지 않는 변경 요청 및 추가 기능이 타임 라인을 위협하지 않도록 할 수 있습니다. "

실수 # 7 : 프로젝트 관리 도구를 사용하지 않음

"Asana 또는 Trello와 같이 엄청 훌륭한 프로젝트 관리 도구들은 프로젝트의 상태를 시각적으로 잘 나타냅니다. 광고 최적화 회사인 MonetizeMore의 창립자 겸 CEO 인 Kean Graham은 다음과 같이 말합니다.  "프로젝트 진행 상황을 유지하려면 이러한 도구를 사용하여 프로젝트가 어디에 있는지 파악하고, 기한 내에 완료하고 추가 효율을 위한 기회를 확인하는 것 것이 중요합니다."이라고 말했습니다.

또한  공인된 프로젝트 관리 전문가이자 컨설턴트 인 Cerila Gailliard 는 "매주 프로젝트 문서를 업데이트해야 합니다."라고 말합니다 . "중요성이 제기되는 경우 (예 : 작업 또는 범위 또는 마감 시간 변경) PM은 24 시간 내에 문서를 업데이트해야 합니다. 이것은 프로젝트의 모든 사람들에게 프로젝트에 대한 정확한 정보를 줄 것입니다. " 

실수 # 8 : 일이 잘못되었을 때 코스를 조정하지 못함

모든 프로젝트 매니저가 알고 있기 때문에 때로는 최선의 노력에도 불구하고 일이 잘못되거나 프로젝트가 실패합니다. 또한 프로젝트 포트폴리오 관리 소프트웨어 공급 업체 인 Changepoint의 CTO 인 Brandon Evans는 "실패에 대한 두려움은 때로는 프로젝트 관리자가 운명의 프로젝트를 구제하기 위해 무의미한 행위를하도록 유도 할 수 있습니다 . 그렇기 때문에 투명하고 진실 된보고를위한 차량을 만드는 것이 필수적입니다 .". [중역] 이해 관계자에게 좋은, 적시의 의사 결정을 가능하게하는 정보를 제공합니다"라고 그는 말합니다. 그렇게 하면 "프로젝트가 전략적으로 중요하고 [그리고 무언가 잘못 되었다면] 사업은 과정을 바꿀 수 있고 [예산, 자원 및 / 또는 배달 기대치를 조정하여 프로젝트가 성공적으로 진행될 수 있습니다.]

1. How to pick a project management methodology http://www.cio.com/article/2950579/methodology-frameworks/how-to-pick-a-project-management-methodology.html#tk.cio_fsb [본문으로]